Včelári sú zo zákona povinní každý kalendárny rok v októbri nahlásiť stav včelstiev príslušnej veterinárnej stanici, teda poverenému veterinárnemu lekárovi.
Ak bol počet včelstiev znížený počas predchádzajúcej včelárskej sezóny, je potrebné, aby si včelár vzal so sebou tabuľky s číslami týchto včelstiev, aby ich mohol vrátiť veterinárnemu lekárovi s uvedením dôvodu zníženého počtu včelstiev.
Pri kúpe a predaji včelstiev je predchádzajúci majiteľ povinný prihlásiť počet predaných včelstiev u svojho veterinárneho lekára.
Ak sa nevykoná pravidelná jesenná inventarizácia včelstiev a nenahlási stav do 31. októbra, včelár stráca nárok na subvencie.